W kwietniu pisaliśmy o nowelizacji wprowadzającej wykaz podatników (przedsiębiorców) wraz z numerami rachunków bankowych i konsekwencjach zapłaty za faktury na rachunek nie uwzględniony w wykazie (tzw. Biała Lista podatników VAT). Dzisiaj o tej zmianie możemy napisać już więcej, tym bardziej że przepisy wchodzą w życie już dnia 1 września 2019 roku.
# BIAŁA LISTA (WYKAZ)
Tego dnia zacznie działać tzw. Biała Lista podatników VAT, czyli wykaz informacji o podatnikach VAT prowadzony na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w CEIDG. Zastąpi dotychczas funkcjonujące listy podatników: zarejestrowanych niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.
W Wykazie Twoja firma sprawdzi:
- czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT;
- czy kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT;
- numer rachunku bankowego kontrahenta, na jaki powinna zostać wykonana płatność za fakturę VAT celem uwolnienia się od odpowiedzialności za nieodprowadzony przez kontrahenta podatek VAT.
Informacje zamieszczone w wykazie będzie można wyszukiwać wg NIP / REGON / numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy.
# CZĘSTOTLIWOŚĆ
Dane podatników będą aktualizowane raz na dobę co oznacza że do czasu wdrożenia we własnej firmie (w tym bankowości elektronicznej) automatycznego sprawdzania rachunku w Wykazie, takiej weryfikacji powinno dokonywać się przed każdym przelewem, względnie okresowo / wyrywkowo (wszystko zależy oczywiście od wielkości przedsiębiorstwa, jego możliwości i systemów księgowych).
# SANKCJE
Sankcje zaczną obowiązywać dnia 1 stycznia 2020 r. ale już teraz należy się z nimi liczyć. Jeżeli przedsiębiorca od tego dnia zapłaci za fakturę kwotę powyżej 15 tysięcy zł na inny rachunek bankowy, niż podany w wykazie, wówczas:
- nie będzie miał możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwoty w tej części, w jakiej płatność przekracza kwotę 15 tysięcy zł (bez względu na liczbę wykonanych przelewów);
- będzie ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.
# PRZELEW SPLIT PAYMENT
Od odpowiedzialności uwalnia zapłata za fakturę VAT przelewem typu Split Payment, co niestety w połączeniu z inną nowelizacją ustawy o VAT (rozszerzenie obowiązkowego Split Payment o nowe towary i usługi od 1.11.2019 r.) może doprowadzić do zwiększenia ilości przelewów wykonywanych w Mechanizmie Podzielonej Płatności.
# PRZELEW NA ZŁE KONTO
W przypadku omyłkowego przelewu na konto nie wskazane w Wykazie od sankcji można uwolnić się w ciągu 3 dni od zrobienia przelewu informując o tym Naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego dla sprzedawcy.
# CESJA WIERZYTELNOŚCI / FAKTORING
Pamiętaj, iż płacąc za fakturę objętą cesją wierzytelności / faktoringiem – rachunek wskazany na fakturze często nie będzie rachunkiem sprzedawcy ale cesjonariusza (np. firmy faktoringowej) i to taką firmę powinieneś sprawdzić w Wykazie. Aby upewnić się o cesji przeczytaj uważnie fakturę, w tym tzw. klauzulę faktoringową / notę cesyjną na fakturze. W Wykazie możesz również sprawdzić dane wystawcy „po numerze rachunku”. Pamiętaj że firmy faktoringowe operują na setkach rachunków cesyjnych i mogą potrzebować czasu aby dopisać wszystkie rachunki do Wykazu.
# JAK DOSTOSOWAĆ FIRMĘ DO NOWELIZACJI
Co powinien zrobić każdy przedsiębiorca w związku z wejściem w życie nowelizacji ustawy o VAT?
- Firmy które posiadają więcej niż jeden rachunek bieżący który nie został ujawniony Urzędowi Skarbowemu – powinny dokonać zgłoszenia tych rachunków Fiskusowi celem uwidocznienia ich w Wykazie. Inaczej kontrahenci mogą wykonywać przelewy na rachunek podany w Wykazie albo skorzystać z przelewu Split Payment.
- Do standardowej procedury nawiązywania relacji z nowym kontrahentem należy włączyć pobieranie stanu Wykazu (ew. print screen) na dzień podpisania umowy i zarchiwizowanie tego statusu na dzień rozpoczęcia współpracy.
- Monitorowanie stanu kontrahenta w Wykazie. Ten monitoring zapewnią stosowane programy księgowe oraz kanały bankowości elektronicznej wielu banków (prace są w toku) – dopóki jednak nie zostanie to wprowadzone wskazane będzie ręczne systematyczne (bądź wyrywkowe) monitorowanie przy wykonywaniu płatności za faktury, zwłaszcza wobec kontrahentów nowych, czy też nierzetelnych / podejrzanych.
- Zadbać o takie oprogramowanie / kanały bankowości elektronicznej które będą automatycznie (alert) sprawdzać status kontrahenta aby zdjąć ciężar z przedsiębiorcy.
- Zmodyfikowanie wzorców umownych pozwoli na zobowiązanie kontrahenta do informowania o zmiany jego danych z Wykazu oraz podawania na fakturach VAT wyłącznie rachunków wskazanych w Wykazie pod rygorem kary umownej / odpowiedzialności odszkodowawczej. Załącznikiem do umowy handlowej można uczynić wydruk z Wykazu na dzień rozpoczęcia współpracy.
- Należy ustalić w firmie (zwłaszcza spółce o bardziej zbudowanej strukturze) jasne zasady delegacji ww. obowiązków.
# DLACZEGO WARTO SIĘ DOSTOSOWAĆ
Dostosowując się do regulacji oraz wykonując czynności wskazane powyżej – Twoja firma:
- uniknie, względnie zminimalizuje ryzyko odpowiedzialności za podatek VAT nie odprowadzony przez nierzetelnego kontrahenta – zarówno z powodu płatności na inny rachunek bankowy niż wskazany w Wykazie, jak i z powodu utraty statusu czynnego podatnika VAT;
- zabezpieczy się na wypadek kontroli Urzędu Skarbowego. Należy spodziewać się że obecnie „złapanie” podatnika VAT podającego na fakturach rachunek bankowy nie wskazany w Wykazie może prowadzić do masowej kontroli krzyżowej kontrahentów;
- znacząco ograniczy ryzyko wciągnięcia w tzw. karuzelę podatkową;
- ograniczy ryzyko zapłaty na błędny numer rachunku bankowego;
- wprowadzi kolejny etap tworzenia systemu compliance, co jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa i coraz silniej akcentowanym przez regulacje UE – również pod kątem schematów MDR i spodziewanej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych;
W razie potrzeby zapewnienia wsparcia prawnego w przygotowaniu procedury weryfikacji kontrahentów jak również zmiany stosowanych wzorców umownych – służymy Państwu pomocą.
