Dnia 25 maja 2018 roku zaczęło obowiązywać w Polsce nowe Rozporządzenie unijne dotyczące ochrony danych osobowych (tzw. ‘RODO’). RODO znajduje zastosowanie do działalności polegającej na najmie lokali, chyba że jej zakres jest tak niewielki i incydentalny, że można go uznać za działalność „o czysto osobistym lub domowym charakterze”. Decydujące nie będzie uzyskanie statusu przedsiębiorcy/ryczałtowca lecz skala i zakres działalności. W naszej ocenie RODO będzie obowiązywać:
- wszystkich zarejestrowanych przedsiębiorców najmujących lokale,
- osoby fizyczne (także ‘ryczałtowców’ i małżonków) nie będące zarejestrowanymi przedsiębiorcami, wynajmujące więcej niż jeden lokal, a zwłaszcza kilka – kilkanaście i więcej lokali.
Takiego działania nie można bowiem uznać za działalność „w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze”.
Pozyskiwanie i przetwarzanie danych osobowych ma miejsce u każdego Wynajmującego – dotyczy to danych osobowych najemców i mieszkańców lokali, a w przypadku lokali użytkowych – osób do kontaktu. Wynajmujący jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe, często w dużych ilościach. Tym samym musi zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo danych.
Wynajmujący jako administrator danych osobowych jest narażony na odpowiedzialność cywilno-prawną oraz karną za niewłaściwe zabezpieczenie danych. Co istotne kary finansowe za naruszanie jego postanowień mogą sięgać nawet do równowartości 20.000.000 EUR.
Szanse na kontrolę Wynajmującego nie są znaczne, jednakże wystarczy donos od jednego skłóconego najemcy aby ta sytuacja uległa zmianie. Taki donos to prosta droga do kontroli i nałożenia kary w przypadku braku wdrożenia procedur wynikających z RODO.
Tym samym Wynajmujący powinien, wykonać szereg czynności przystosowujących go do RODO, w tym m.in.:
- Wykonać obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO wobec najemców;
- Wykonać obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 14 RODO wobec osób nie będących najemcami, których dane osobowe (np. kontaktowe) Wynajmujący otrzymał od najemcy;
- Opracować nowy załącznik do umowy zawierający komunikat z art. 13 RODO;
- Przeanalizować zawarte umowy najmu pod kątem zasady minimalizacji danych, a w szczególności kategorycznie zaprzestać kopiowania dowodów osobistych (obecnie pobieranie nawet danych dowodu osobistego tj. numeru i serii nie znajduje uzasadnienia dla stosunku najmu);
- Opracować i zawrzeć umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w sytuacjach, w których wynajmujący powierza dane osobowe np. najemców (umowy na obsługę księgową/kadrową, serwis IT, ewentualny hosting, umowy na ochronę osób i mienia, umowy na przechowywanie danych na serwerach, umowy na oprogramowanie do obsługi najmu typu SŁOŃ/Familoc/Mieszczanin itp.);
- W przypadku stosowania monitoringu wizyjnego (kamery) powstają dodatkowe obowiązki – m.in. opracowanie regulaminu monitoringu, dokonanie oznaczenia miejsc monitorowanych, wywieszenie (np. w ‚gablotce’ nieruchomości) stosownego komunikatu i formalne zawiadomienie mieszkańców/najemców (w formie obwieszczenia) o monitoringu;
- W przypadku Wynajmującego zatrudniającego pracowników zakres obowiązków jest znacznie szerszy;
- Przeanalizować dotychczasowe zgody na przetwarzanie danych osobowych i opracować nową zgodę zgodną z RODO na potrzeby wykraczające poza niezbędne z umowy najmu (np. newsletter o nieruchomości, zawiadamianie na sms/e-mail o umowie najmu);
- Ewidencjonować pozyskane zgody;
- Uregulować stosunki z zarządcą/administratorem nieruchomości w zakresie danych osobowych;
- Dokonać analizy oceny ryzyka dla danych osobowych i na tej podstawie zastosować w niezbędnym zakresie zabezpieczenia informatyczne (np. programy antywirusowe i firewall dla poczty elektronicznej) i infrastrukturalne (przechowywanie dokumentacji zawierającej dane osobowe pod kluczem itp.);
- Opracować i przyjąć politykę bezpieczeństwa ochrony danych osobowych;
Mając na uwadze wyzwania, jakie stawia przed Wynajmującymi RODO, oferujemy Państwu produkt skrojony na miarę oczekiwań Wynajmującego tj. kompleksową dokumentację wymaganą przez RODO dla Wynajmujących – w zakresie wskazanym powyżej – celem zabezpieczenia interesów właściciela nieruchomości, zwłaszcza na wypadek kontroli, jak również spełnienia wymogów prawnych oraz zwiększenia konkurencyjności.
Celem uzyskania zindywidualizowanej i darmowej wyceny przygotowania i wdrożenia RODO dla najmu – prosimy o kontakt mailowy (b.nadra@jns.legal). W odpowiedzi prześlemy krótką ankietę dotyczącą wielkości i zakresu działania właściciela nieruchomości – której wypełnienie umożliwi nam przygotowanie indywidualnej oferty ‚szytej na miarę’.