W kwietniu pisaliśmy o nowelizacji wprowadzającej wykaz podatników (przedsiębiorców) wraz z numerami rachunków bankowych i konsekwencjach zapłaty za faktury na rachunek nie uwzględniony w wykazie (tzw. Biała Lista podatników VAT). Dzisiaj o tej zmianie możemy napisać już więcej, tym bardziej że przepisy wchodzą w życie już dnia 1 września 2019 roku.
# WHITE LIST (LIST)
On that day, the so-called White List of VAT taxpayers, a list of information on VAT taxpayers maintained on the website of the Ministry of Finance and in CEIDG, will start operating. It will replace the previously functioning lists of taxpayers: registered unregistered and deleted and restored to the VAT register.
W Wykazie Twoja firma sprawdzi:
- Whether the contractor is an active VAT taxpayer;
- whether the contractor was denied registration, deleted from the register or reinstated as a VAT payer;
- the number of the contractor's bank account to which payment for the VAT invoice should be made in order to relieve itself of liability for VAT not paid by the contractor.
The information listed will be searchable by TIN / REGON / bank account number or company name.
# FREQUENCY
Taxpayer data will be updated once a day, which means that until you implement in your own company (including electronic banking) automatic checking of the account in the Directory, such verification should be done before each transfer, or periodically / randomly (all depends, of course, on the size of the company, its capabilities and accounting systems).
# SANCTIONS
The sanctions will take effect on January 1, 2020, but you should already be aware of them. If an entrepreneur, as of that date, pays an invoice amount of more than PLN 15 thousand to a different bank account than the one listed, then:
- will not be allowed to include in deductible expenses the amount to the extent that the payment exceeds the amount of PLN 15 thousand (regardless of the number of transfers made);
- will bear the risk of being jointly and severally liable with its counterparty for tax arrears if it fails to pay the VAT due on the transaction.
# SPLIT PAYMENT TRANSFER
Payment for a VAT invoice by Split Payment transfer is exempt from liability, which, unfortunately, combined with another amendment to the VAT Act (extension of mandatory Split Payment to new goods and services from 1.11.2019), may lead to an increase in the number of transfers made in the Split Payment Mechanism.
# TRANSFER TO WRONG ACCOUNT
In the case of a mistaken transfer to an account not indicated in the List, the sanction can be relieved within 3 days of making the transfer by notifying the Head of the Tax Office with jurisdiction over the seller.
# ASSIGNMENT OF RECEIVABLES / FACTORING
Pamiętaj, iż płacąc za fakturę objętą cesją wierzytelności / faktoringiem – rachunek wskazany na fakturze często nie będzie rachunkiem sprzedawcy ale cesjonariusza (np. firmy faktoringowej) i to taką firmę powinieneś sprawdzić w Wykazie. Aby upewnić się o cesji przeczytaj uważnie fakturę, w tym tzw. klauzulę faktoringową / notę cesyjną na fakturze. W Wykazie możesz również sprawdzić dane wystawcy „po numerze rachunku”. Pamiętaj że firmy faktoringowe operują na setkach rachunków cesyjnych i mogą potrzebować czasu aby dopisać wszystkie rachunki do Wykazu.
# JAK DOSTOSOWAĆ FIRMĘ DO NOWELIZACJI
Co powinien zrobić każdy przedsiębiorca w związku z wejściem w życie nowelizacji ustawy o VAT?
- Firmy które posiadają więcej niż jeden rachunek bieżący który nie został ujawniony Urzędowi Skarbowemu – powinny dokonać zgłoszenia tych rachunków Fiskusowi celem uwidocznienia ich w Wykazie. Inaczej kontrahenci mogą wykonywać przelewy na rachunek podany w Wykazie albo skorzystać z przelewu Split Payment.
- Do standardowej procedury nawiązywania relacji z nowym kontrahentem należy włączyć pobieranie stanu Wykazu (ew. print screen) na dzień podpisania umowy i zarchiwizowanie tego statusu na dzień rozpoczęcia współpracy.
- Monitorowanie stanu kontrahenta w Wykazie. Ten monitoring zapewnią stosowane programy księgowe oraz kanały bankowości elektronicznej wielu banków (prace są w toku) – dopóki jednak nie zostanie to wprowadzone wskazane będzie ręczne systematyczne (bądź wyrywkowe) monitorowanie przy wykonywaniu płatności za faktury, zwłaszcza wobec kontrahentów nowych, czy też nierzetelnych / podejrzanych.
- Zadbać o takie oprogramowanie / kanały bankowości elektronicznej które będą automatycznie (alert) sprawdzać status kontrahenta aby zdjąć ciężar z przedsiębiorcy.
- Zmodyfikowanie wzorców umownych pozwoli na zobowiązanie kontrahenta do informowania o zmiany jego danych z Wykazu oraz podawania na fakturach VAT wyłącznie rachunków wskazanych w Wykazie pod rygorem kary umownej / odpowiedzialności odszkodowawczej. Załącznikiem do umowy handlowej można uczynić wydruk z Wykazu na dzień rozpoczęcia współpracy.
- Należy ustalić w firmie (zwłaszcza spółce o bardziej zbudowanej strukturze) jasne zasady delegacji ww. obowiązków.
# DLACZEGO WARTO SIĘ DOSTOSOWAĆ
Dostosowując się do regulacji oraz wykonując czynności wskazane powyżej – Twoja firma:
- uniknie, względnie zminimalizuje ryzyko odpowiedzialności za podatek VAT nie odprowadzony przez nierzetelnego kontrahenta – zarówno z powodu płatności na inny rachunek bankowy niż wskazany w Wykazie, jak i z powodu utraty statusu czynnego podatnika VAT;
- zabezpieczy się na wypadek kontroli Urzędu Skarbowego. Należy spodziewać się że obecnie „złapanie” podatnika VAT podającego na fakturach rachunek bankowy nie wskazany w Wykazie może prowadzić do masowej kontroli krzyżowej kontrahentów;
- znacząco ograniczy ryzyko wciągnięcia w tzw. karuzelę podatkową;
- ograniczy ryzyko zapłaty na błędny numer rachunku bankowego;
- wprowadzi kolejny etap tworzenia systemu compliance, co jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa i coraz silniej akcentowanym przez regulacje UE – również pod kątem schematów MDR i spodziewanej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych;
W razie potrzeby zapewnienia wsparcia prawnego w przygotowaniu procedury weryfikacji kontrahentów jak również zmiany stosowanych wzorców umownych – służymy Państwu pomocą.
