Weiße Liste der Mehrwertsteuerpflichtigen ab 1.09.2019.

Im April schrieben wir über die Novelle zur Einführung einer Liste von Steuerpflichtigen (Unternehmern) mit ihren Bankkontonummern und die Folgen der Zahlung von Rechnungen auf ein nicht in der Liste enthaltenes Konto (die so genannte Weiße Liste der Mehrwertsteuerpflichtigen). Heute können wir mehr über diese Novelle schreiben, zumal das Gesetz in Kraft tritt bereits am 1. September 2019.

# WEISSE LISTE (LISTE)

An diesem Tag wird die so genannte Weiße Liste der Steuerpflichtigen, eine Liste mit Informationen über Steuerpflichtige, die auf der Website des Finanzministeriums und im CEIDG geführt wird, in Betrieb genommen. Sie wird die bisher funktionierenden Listen von Steuerpflichtigen ersetzen: registrierte, nicht registrierte Steuerpflichtige sowie Steuerpflichtige, die aus dem Mehrwertsteuerregister gestrichen und wiedereingetragen wurden.

In der Bestandsaufnahme wird Ihr Unternehmen geprüft:

• ob der Auftragnehmer ein aktiver Mehrwertsteuerzahler ist;
• ob dem Geschäftspartner die Registrierung verweigert wurde, ob er aus dem Register gestrichen wurde oder ob er wieder als Mehrwertsteuerzahler eingetragen wurde;
• die Kontonummer des Geschäftspartners, auf die die Zahlung der Mehrwertsteuerrechnung erfolgen sollte, um von der Haftung für die vom Geschäftspartner nicht gezahlte Mehrwertsteuer befreit zu werden.

Die Informationen in der Liste können nach TIN / REGON / Bankkontonummer oder Firmenname durchsucht werden.

# FREQUENZ

Die Daten der Steuerpflichtigen werden einmal pro Tag aktualisiert, d.h. bis das Unternehmen (einschliesslich E-Banking) die automatische Überprüfung des Kontos im Verzeichnis einführt, sollte diese Überprüfung vor jeder Überweisung oder periodisch/stichprobenartig erfolgen (natürlich abhängig von der Grösse des Unternehmens, seinen Kapazitäten und Buchhaltungssystemen).

#-SANKTIONEN

Die Sanktionen werden am 1. Januar 2020 in Kraft treten, sollten aber schon jetzt berücksichtigt werden. Wenn ein Unternehmer ab diesem Datum einen Rechnungsbetrag von mehr als 15.000 PLN auf ein anderes als das angegebene Bankkonto zahlt, dann:

• können den Teil der Zahlung, der den Betrag von 15.000 PLN übersteigt, nicht als abzugsfähige Ausgabe anerkennen (unabhängig von der Anzahl der Überweisungen);
• läuft Gefahr, gesamtschuldnerisch mit seiner Gegenpartei für Steuerrückstände zu haften, wenn er die für den Umsatz geschuldete Mehrwertsteuer nicht entrichtet.

# SPLIT PAYMENT TRANSFER

Die Bezahlung einer Mehrwertsteuerrechnung per Split Payment-Überweisung ist von der Haftung befreit, was leider in Kombination mit einer weiteren Änderung des Mehrwertsteuergesetzes (Ausweitung der obligatorischen Split Payment auf neue Waren und Dienstleistungen ab dem 1.11.2019) zu einem Anstieg der Anzahl der Überweisungen im Split Payment-Verfahren führen kann.

# ÜBERWEISUNG AUF FALSCHES KONTO

Im Falle einer irrtümlichen Überweisung auf ein nicht in der Liste aufgeführtes Konto kann die Sanktion innerhalb von drei Tagen nach der Überweisung aufgehoben werden, indem der Leiter des für den Verkäufer zuständigen Finanzamts informiert wird.

# ABTRETUNG VON FORDERUNGEN / FACTORING

Denken Sie daran, dass bei der Bezahlung einer Rechnung, die Gegenstand einer Forderungsabtretung / eines Factorings ist, das auf der Rechnung angegebene Konto häufig nicht das des Verkäufers, sondern das des Zessionars (z. B. einer Factoring-Gesellschaft) ist, und dieses Unternehmen sollten Sie im Bestandsverzeichnis überprüfen. Um sicher zu sein, dass es sich um eine Abtretung handelt, lesen Sie die Rechnung sorgfältig durch, einschließlich der so genannten Factoring-Klausel/des Abtretungsvermerks auf der Rechnung. Sie können auch die Angaben zum Aussteller im Verzeichnis "nach Kontonummer" überprüfen. Denken Sie daran, dass Factoring-Unternehmen mit Hunderten von Abtretungskonten arbeiten und möglicherweise Zeit brauchen, um alle Konten in das Verzeichnis aufzunehmen.

# WIE MAN EIN UNTERNEHMEN AN DIE ÄNDERUNG ANPASST

Was sollte jeder Unternehmer im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten des geänderten Mehrwertsteuergesetzes tun?

1. Unternehmen, die über mehr als ein Girokonto verfügen, das dem Finanzamt nicht bekannt gegeben wurde, sollten diese Konten dem Finanzamt melden, damit sie im Verzeichnis sichtbar werden. Andernfalls können die Unternehmer entweder Überweisungen auf das im Verzeichnis aufgeführte Konto vornehmen oder die Überweisung mit geteilter Zahlung verwenden.
2. Es sollte in das Standardverfahren für die Aufnahme einer Beziehung zu einem neuen Auftragnehmer aufgenommen werden, den Stand des Bestandsverzeichnisses (möglicherweise einen Druckbildschirm) zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung herunterzuladen und diesen Stand zum Zeitpunkt des Beginns der Beziehung zu archivieren.
3. Überwachung des Status der Gegenpartei im Bestandsverzeichnis. Diese Überwachung wird durch die verwendete Buchhaltungssoftware und durch die elektronischen Bankkanäle vieler Banken (in Arbeit) gewährleistet werden - bis dies jedoch eingerichtet ist, wird eine manuelle systematische (oder stichprobenartige) Überwachung bei der Zahlung von Rechnungen ratsam sein, insbesondere bei neuen oder unzuverlässigen/verdächtigen Vertragspartnern.
4. Sorgen Sie für Software/E-Banking-Kanäle, die den Status der Gegenpartei automatisch (per Alarm) überprüfen, um den Händler zu entlasten.
5. Die Änderung der Vertragsvorlagen wird es ermöglichen, die Gegenpartei zu verpflichten, Änderungen ihrer Daten aus der Liste mitzuteilen und auf den Rechnungen für die Mehrwertsteuer nur die in der Liste angegebenen Rechnungen anzugeben, unter Androhung von Vertragsstrafen/Entschädigungen. Ein Ausdruck der Liste zum Zeitpunkt des Beginns der Zusammenarbeit kann dem Handelsvertrag beigefügt werden.
6. Innerhalb des Unternehmens (insbesondere in einem stärker strukturierten Unternehmen) sollten klare Regeln für die Delegation der oben genannten Aufgaben festgelegt werden.

# WARUM ANPASSEN

Wenn Sie sich an die Vorschriften halten und die oben genannten Schritte befolgen, wird Ihr Unternehmen erfolgreich sein:

1. das Risiko zu vermeiden oder zu minimieren, für die von einem unzuverlässigen Auftragnehmer nicht gezahlte Mehrwertsteuer haftbar gemacht zu werden - sei es wegen der Zahlung auf ein anderes als das in der Liste angegebene Bankkonto oder wegen des Verlusts des Status als aktiver Mehrwertsteuerpflichtiger;
2. wird sich im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt schützen. Es ist zu erwarten, dass die "Ertappung" eines Mehrwertsteuerpflichtigen, der ein nicht in der Liste aufgeführtes Bankkonto auf Rechnungen angibt, heutzutage zu einer massiven Gegenkontrolle von Auftragnehmern führen kann;
3. wird das Risiko, in ein so genanntes "Steuerkarussell" hineingezogen zu werden, erheblich verringert;
4. verringert das Risiko einer Zahlung an eine falsche Kontonummer;
5. wird ein weiterer Schritt bei der Einrichtung eines Compliance-Systems sein, das eine rechtliche Verpflichtung darstellt und durch EU-Verordnungen - auch im Hinblick auf MDR-Systeme und das zu erwartende Gesetz über die Haftung kollektiver Einrichtungen - zunehmend betont wird;

Wenn Sie rechtliche Unterstützung bei der Vorbereitung eines Gegenpartei-Prüfverfahrens sowie bei der Änderung der verwendeten Vertragsvorlagen benötigen, können wir Ihnen helfen.