Biała lista podatników VAT od 1.09.2019 r.

W kwietniu pisaliśmy o nowelizacji wprowadzającej wykaz podatników (przedsiębiorców) wraz z numerami rachunków bankowych i konsekwencjach zapłaty za faktury na rachunek nie uwzględniony w wykazie (tzw. Biała Lista podatników VAT). Dzisiaj o tej zmianie możemy napisać już więcej, tym bardziej że przepisy wchodzą w życie już dnia 1 września 2019 roku.

# WEISSE LISTE (LISTE)

An diesem Tag wird die so genannte Weiße Liste der Steuerpflichtigen, eine Liste mit Informationen über Steuerpflichtige, die auf der Website des Finanzministeriums und im CEIDG geführt wird, in Betrieb genommen. Sie wird die bisher funktionierenden Listen von Steuerpflichtigen ersetzen: registrierte, nicht registrierte Steuerpflichtige sowie Steuerpflichtige, die aus dem Mehrwertsteuerregister gestrichen und wiedereingetragen wurden.

W Wykazie Twoja firma sprawdzi:

• ob der Auftragnehmer ein aktiver Mehrwertsteuerzahler ist;
• ob dem Geschäftspartner die Registrierung verweigert wurde, ob er aus dem Register gestrichen wurde oder ob er wieder als Mehrwertsteuerzahler eingetragen wurde;
• die Kontonummer des Geschäftspartners, auf die die Zahlung der Mehrwertsteuerrechnung erfolgen sollte, um von der Haftung für die vom Geschäftspartner nicht gezahlte Mehrwertsteuer befreit zu werden.

Die Informationen in der Liste können nach TIN / REGON / Bankkontonummer oder Firmenname durchsucht werden.

# FREQUENZ

Die Daten der Steuerpflichtigen werden einmal pro Tag aktualisiert, d.h. bis das Unternehmen (einschliesslich E-Banking) die automatische Überprüfung des Kontos im Verzeichnis einführt, sollte diese Überprüfung vor jeder Überweisung oder periodisch/stichprobenartig erfolgen (natürlich abhängig von der Grösse des Unternehmens, seinen Kapazitäten und Buchhaltungssystemen).

#-SANKTIONEN

Die Sanktionen werden am 1. Januar 2020 in Kraft treten, sollten aber schon jetzt berücksichtigt werden. Wenn ein Unternehmer ab diesem Datum einen Rechnungsbetrag von mehr als 15.000 PLN auf ein anderes als das angegebene Bankkonto zahlt, dann:

• können den Teil der Zahlung, der den Betrag von 15.000 PLN übersteigt, nicht als abzugsfähige Ausgabe anerkennen (unabhängig von der Anzahl der Überweisungen);
• läuft Gefahr, gesamtschuldnerisch mit seiner Gegenpartei für Steuerrückstände zu haften, wenn er die für den Umsatz geschuldete Mehrwertsteuer nicht entrichtet.

# SPLIT PAYMENT TRANSFER

Die Bezahlung einer Mehrwertsteuerrechnung per Split Payment-Überweisung ist von der Haftung befreit, was leider in Kombination mit einer weiteren Änderung des Mehrwertsteuergesetzes (Ausweitung der obligatorischen Split Payment auf neue Waren und Dienstleistungen ab dem 1.11.2019) zu einem Anstieg der Anzahl der Überweisungen im Split Payment-Verfahren führen kann.

# ÜBERWEISUNG AUF FALSCHES KONTO

Im Falle einer irrtümlichen Überweisung auf ein nicht in der Liste aufgeführtes Konto kann die Sanktion innerhalb von drei Tagen nach der Überweisung aufgehoben werden, indem der Leiter des für den Verkäufer zuständigen Finanzamts informiert wird.

# ABTRETUNG VON FORDERUNGEN / FACTORING

Pamiętaj, iż płacąc za fakturę objętą cesją wierzytelności / faktoringiem – rachunek wskazany na fakturze często nie będzie rachunkiem sprzedawcy ale cesjonariusza (np. firmy faktoringowej) i to taką firmę powinieneś sprawdzić w Wykazie. Aby upewnić się o cesji przeczytaj uważnie fakturę, w tym tzw. klauzulę faktoringową / notę cesyjną na fakturze. W Wykazie możesz również sprawdzić dane wystawcy „po numerze rachunku”. Pamiętaj że firmy faktoringowe operują na setkach rachunków cesyjnych i mogą potrzebować czasu aby dopisać wszystkie rachunki do Wykazu.

# JAK DOSTOSOWAĆ FIRMĘ DO NOWELIZACJI

Co powinien zrobić każdy przedsiębiorca w związku z wejściem w życie nowelizacji ustawy o VAT?

1. Firmy które posiadają więcej niż jeden rachunek bieżący który nie został ujawniony Urzędowi Skarbowemu – powinny dokonać zgłoszenia tych rachunków Fiskusowi celem uwidocznienia ich w Wykazie. Inaczej kontrahenci mogą wykonywać przelewy na rachunek podany w Wykazie albo skorzystać z przelewu Split Payment.
2. Do standardowej procedury nawiązywania relacji z nowym kontrahentem należy włączyć pobieranie stanu Wykazu (ew. print screen) na dzień podpisania umowy i zarchiwizowanie tego statusu na dzień rozpoczęcia współpracy.
3. Monitorowanie stanu kontrahenta w Wykazie. Ten monitoring zapewnią stosowane programy księgowe oraz kanały bankowości elektronicznej wielu banków (prace są w toku) – dopóki jednak nie zostanie to wprowadzone wskazane będzie ręczne systematyczne (bądź wyrywkowe) monitorowanie przy wykonywaniu płatności za faktury, zwłaszcza wobec kontrahentów nowych, czy też nierzetelnych / podejrzanych.
4. Zadbać o takie oprogramowanie / kanały bankowości elektronicznej które będą automatycznie (alert) sprawdzać status kontrahenta aby zdjąć ciężar z przedsiębiorcy.
5. Zmodyfikowanie wzorców umownych pozwoli na zobowiązanie kontrahenta do informowania o zmiany jego danych z Wykazu oraz podawania na fakturach VAT wyłącznie rachunków wskazanych w Wykazie pod rygorem kary umownej / odpowiedzialności odszkodowawczej. Załącznikiem do umowy handlowej można uczynić wydruk z Wykazu na dzień rozpoczęcia współpracy.
6. Należy ustalić w firmie (zwłaszcza spółce o bardziej zbudowanej strukturze) jasne zasady delegacji ww. obowiązków.

# DLACZEGO WARTO SIĘ DOSTOSOWAĆ

Dostosowując się do regulacji oraz wykonując czynności wskazane powyżej – Twoja firma:

1. uniknie, względnie zminimalizuje ryzyko odpowiedzialności za podatek VAT nie odprowadzony przez nierzetelnego kontrahenta – zarówno z powodu płatności na inny rachunek bankowy niż wskazany w Wykazie, jak i z powodu utraty statusu czynnego podatnika VAT;
2. zabezpieczy się na wypadek kontroli Urzędu Skarbowego. Należy spodziewać się że obecnie „złapanie” podatnika VAT podającego na fakturach rachunek bankowy nie wskazany w Wykazie może prowadzić do masowej kontroli krzyżowej kontrahentów;
3. znacząco ograniczy ryzyko wciągnięcia w tzw. karuzelę podatkową;
4. ograniczy ryzyko zapłaty na błędny numer rachunku bankowego;
5. wprowadzi kolejny etap tworzenia systemu compliance, co jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa i coraz silniej akcentowanym przez regulacje UE – również pod kątem schematów MDR i spodziewanej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych;

W razie potrzeby zapewnienia wsparcia prawnego w przygotowaniu procedury weryfikacji kontrahentów jak również zmiany stosowanych wzorców umownych – służymy Państwu pomocą.