Day May 25, 2018 roku zaczęło obowiązywać w Polsce nowe Rozporządzenie unijne dotyczące ochrony danych osobowych (tzw. ‘RODO’). Rozporządzenie obowiązuje bezpośrednio także wszystkie Wspólnoty Mieszkaniowe i wymaga podjęcia aktywnych działań celem dostosowania się do nowych przepisów.

Pozyskiwanie i przetwarzanie danych osobowych ma miejsce w każdej Wspólnocie – dotyczy to danych osobowych członków, kontrahentów, osób wynajmujących lokale, osób zasiadających we władzach wspólnoty. Każda wspólnota mieszkaniowa jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe, często w dużych ilościach. Jest to niebudzące wątpliwości stanowisko wynikające z jasnych w tym zakresie przepisów prawa, popartych wieloletnimi poglądami Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Wspólnota musi zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo danych.

Co więcej, zarówno Wspólnoty jak i osoby kierujące wspólnotami mieszkaniowymi (zwłaszcza Zarząd) są narażone na odpowiedzialność finansową za niewłaściwe zabezpieczenie danych. Co istotne, wg nowych przepisów, fines za naruszanie postanowień RODO mogą sięgać nawet do równowartości 20.000.000 EUR.

Wspólnoty są szczególnie narażone na kontrole w zakresie wywiązywania się z obowiązku ochrony danych osobowych. Praktycznie każda większa Wspólnota może pochwalić się istnieniem członka albo członków którzy wykazują tendencję do zgłaszania różnorakich podejrzeń i naruszeń do wielu różnych organów i urzędów. Taki donos to prosta droga do kontroli i nałożenia wysokiej kary w przypadku braku wdrożenia procedur wynikających z RODO.

Skala zmian przewidzianych w RODO dezaktualizuje dotychczas stosowane procedury ochrony danych osobowych, które wymagają ich przebudowy albo przygotowania od podstaw. Wdrażane procedury muszą uwzględniać specyfikę funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej. Posłużenie się cudzą procedurą nie będzie stanowiło wykonania obowiązku wynikającego z RODO, jako oparte na ocenie skutków przetwarzania danych osobowych innej organizacji.

Poniżej przedstawiamy krótko przykładowe aspekty nowej regulacji obowiązujące od dnia 25.05.2018 r.:

Mając na uwadze wyzwania, jakie stawia przed Wspólnotami RODO, oferujemy Państwu produkt skrojony na miarę oczekiwań Wspólnoty tj. kompleksową dokumentację wymaganą przez RODO dla Wspólnoty Mieszkaniowej (polityka bezpieczeństwa wraz z wszystkimi niezbędnymi dokumentami i rozwiązaniami, w tym opracowanymi dokumentami dotyczącymi zgody na przetwarzanie danych, zawiadomienia członków wspólnoty o zakresie przetwarzania danych przez wspólnotę, regulaminu monitoringu itp.) celem zabezpieczenia interesów Wspólnoty, zwłaszcza na wypadek kontroli, jak również spełnienia wymogów prawnych oraz zwiększenia konkurencyjności. Oferujemy także pomoc przy wdrożeniu procedury, jak również jej stosowaniu, a także co roczne przeglądy procedury.

Celem uzyskania zindywidualizowanej i darmowej wyceny przygotowania i wdrożenia RODO we Wspólnocie – prosimy o kontakt mailowy (b.nadra@jns.legal). W odpowiedzi prześlemy krótką ankietę dotyczącą wielkości i zakresu działania Wspólnoty – której wypełnienie umożliwi nam przygotowanie indywidualnej oferty 'szytej na miarę’.

Współpracujemy także z zarządcami nieruchomości – celem prezentowania korzystnych ofert zbiorczych dla całej grupy wspólnot zarządzanych przez jeden podmiot.

W razie jakichkolwiek pytań związanych z wyzwaniami jakie RODO niesie dla Państwa Wspólnoty – pozostajemy do dyspozycji.