Der Schutz von Hinweisgebern wurde schließlich durch das Gesetz vom 14. Juni 2024 über den Schutz von Hinweisgebern in das polnische System eingeführt. Für viele Unternehmen bedeutet dies, dass sie verpflichtet sind, ein System zum Schutz von Hinweisgebern - sogenannten "Whistleblowern" - einzuführen.
- Für wen gilt das interne Meldeverfahren?
Unternehmen, die mehr als 50 Personen beschäftigen und Arbeitskräfte bereitstellen, unabhängig von der Grundlage der Zusammenarbeit. Der Pool von 50 Personen umfasst sowohl Arbeitnehmer im Rahmen eines Arbeitsvertrags als auch Mitarbeiter im Rahmen anderer zivilrechtlicher Verträge (Kooperationsvertrag/b2b/Kommissionsvertrag usw.).
Für einige Unternehmen wird dieser Schwellenwert jedoch nicht ausschlaggebend sein. Ausgewählte Unternehmen müssen ein System zur Meldung von Missständen einführen, auch wenn sie mit weniger als 50 Mitarbeitern arbeiten. Dies gilt für die Finanzdienstleistungsbranche, Produkte und Märkte sowie für diejenigen, die unter die Rechtsvorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung, der Verkehrssicherheit und des Umweltschutzes fallen. Sie betrifft jedoch nur die in den Teilen I.B und II des Anhangs der Richtlinie 2019/1937 genannten Dienstleistungen. Das komplizierte System von Verweisen auf Rechtsakte der Europäischen Union ist hier nicht hilfreich, aber es lohnt sich, im Voraus zu überprüfen, ob Sie als Unternehmen nicht unter diese besondere Ausnahme fallen.
- Hauptaufgaben
Unternehmer müssen sich u. a. auf Folgendes vorbereiten
- Wahl des Kanals für die Bearbeitung von Anfragen (z. B. Drittanbieter/Plattform/Anwendung/physischer Briefkasten usw.);
- Anhörung (entweder mit den Gewerkschaften des Unternehmens oder mit Vertretern der Beschäftigten des Unternehmens, wenn es keine Gewerkschaft gibt);
- Führung eines Melderegisters;
- Führung zusätzlicher Unterlagen (z. B. Ermächtigung bestimmter Personen, gemeldete Unregelmäßigkeiten zu untersuchen);
- Anpassung der Lösungen zum Schutz der personenbezogenen Daten und der Identität des Hinweisgebers.
- Strafe - hauptsächlich finanziell
In erster Linie müssen die Unternehmen sicherstellen, dass das Verfahren vorhanden, gültig, kommuniziert und konform ist. Dies gilt auch für all jene Aktivitäten, die vor der Inbetriebnahme des Systems sichergestellt werden müssen, z. B. obligatorische Konsultationen im Unternehmen, Aufzeichnungen und Protokolle im Falle der Einführung eines mündlichen Kanals für die Meldung von Verstößen. Die Sanktion ist eine Geldstrafe von bis zu 1.080.000 PLN.
Eine ähnliche Strafe ist für die Preisgabe der Identität des Hinweisgebers vorgesehen. In diesem Fall wurde die Strafe auf eine Freiheitsbeschränkung oder eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr ausgedehnt, die auch für die Personen gilt, die mit der Meldung von Hinweisen und der Reaktion darauf betraut sind (Follow-up).
- Deadline
Es bleibt nicht viel Zeit für die Einführung eines Systems zur Meldung von Missständen: 25.09.2024 Jahr ist der Stichtag. Dies sind bereits weniger als 3 Monate, um die bestehenden Praktiken zum Schutz von Hinweisgebern zu analysieren (dies gilt insbesondere für Branchen, die in der Vergangenheit Whistleblowing im Rahmen der Geldwäschebekämpfung eingeführt haben), die verbleibenden Fristen einzuhalten (z. B. mindestens 5-tägige Konsultation) und interne Unterlagen (Mitteilungen an Kollegen, Verträge, Genehmigungen) vorzubereiten. Unter Berücksichtigung der 7-tägigen "vacatio legis" des Artikels 24(5) des Gesetzes müssen die Verfahren jedoch bereits am 18.09.2024 fertig sein und im Unternehmen veröffentlicht werden.
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