Ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary wprowadza rewolucję w odpowiedzialności każdej firmy i jej menedżerów za naruszenia prawa popełnione przez pracowników, podwykonawców, czy członków organów podmiotu zbiorowego. Nie będzie bowiem konieczne uprzednie ustalenie i skazanie winnego pracownika. Obecnie to prokurator sam ustali czy popełniono przestępstwo w ramach struktury przedsiębiorcy, albo czy istnieje ryzyko jego popełnienia.
# Für wen gilt das Gesetz?
Alle Unternehmer, die "kollektive Einheiten" sind, d.h. alle handelsrechtlichen Gesellschaften (Ltd., S.A. sp.j., sp.p., sp.k., SKA), JST, ST-Gewerkschaften, Vereine und Genossenschaften. Die Größe des Unternehmens spielt keine Rolle, obwohl mehrere Verpflichtungen nicht für Kleinstunternehmer gelten und Kleinst- und Kleinunternehmer außerdem keinen Compliance-Beauftragten benennen müssen. Es wird geschätzt, dass das neue Gesetz für etwa 550.000 Unternehmen in Polen gilt.
# Za co może odpowiadać firma? M.in. za:
- weil sie es versäumt haben, ein Compliance-System einzurichten und umzusetzen, d. h. Lösungen zur Bekämpfung erheblicher Risiken, die zur Begehung einer Straftat führen;
- niewyznaczenie Compliance Officer’a;
- für eine Straftat, die von Mitgliedern der Unternehmensorgane, Angestellten, Auftragnehmern, Unterauftragnehmern oder auch unbestimmten Personen (anonyme Schuld) im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Unternehmens begangen wurde und die in einer vorsätzlichen Handlung oder Unterlassung besteht, sowie für eine solche Straftat, die durch Unterlassen der unter den gegebenen Umständen erforderlichen Sorgfalt begangen wurde;
- nieprzeprowadzenie szkolenia z ww. zasad;
# Na co szczególnie zwraca się uwagę w trakcie kontroli podmiotu zbiorowego?
Na takie drażliwe kwestie jak:
- die Annahme und Gewährung von Geschenken, Präsenten und Zuwendungen an seine Auftragnehmer und Kollegen sowie die diesbezüglichen Vorschriften (Reglement) und das Zuwendungsregister;
- die Gewährung von Preisnachlässen an Kunden sowie die Preisnachlasspolitik, ihre Regeln und Vorschriften;
- Beteiligung an öffentlichen Aufträgen und Ausschreibungen;
- die Organisation des Compliance-Systems des Unternehmens, einschließlich der angenommenen und umgesetzten Strategien, der Schulung des Personals und der Kenntnisse innerhalb des Unternehmens;
- den vom Unternehmen angenommenen und angewandten Anti-Korruptions-Kodex und die vom Unternehmen in seinen Verträgen mit Auftragnehmern verwendeten Bestimmungen;
- Organisation von Reisen für Auftragnehmer, Kunden und Kollegen;
- Verhinderung der Einrichtung von so genannten Bestechungsfonds.
# Sanktionen bei Verstößen gegen das Gesetz
- Geldbußen von bis zu 30 Mio. PLN und in streng definierten Fällen sogar bis zu 60 Mio. PLN;
- die Möglichkeit, die kollektive Einheit aufzulösen (zu liquidieren);
- die Möglichkeit, die Tätigkeit des Unternehmens bereits während der Nachprüfung durch eine Reihe von Präventivmaßnahmen einzuschränken, u. a. durch ein Verbot, sich um öffentliche Aufträge zu bewerben, ein Verbot der Verkaufsförderung und der Werbung, ein Verbot der Ausübung bestimmter Tätigkeiten und die Einführung einer Zwangsverwaltung für die Dauer der Untersuchung;
Jest jasnym, że Ustawa wprowadza sankcje jakie nie były do tej pory znane polskiemu prawu. Organ może zniszczyć finansowo zarówno samą firmę, jak i jej właścicieli i menedżerów, a także ją przejąć lub zlikwidować.
Postępowanie prowadzi m.in. prokurator i CBA. Każdy z przedsiębiorców musi odpowiedzieć sobie sam na pytanie, czy w przypadku złej woli organów wykonawczych, nowe przepisy mogą posłużyć do realizowania własnych celów politycznych, czy też nastawionych na walkę z konkurencją.
# Änderung der Beweislast
Wird in einem Unternehmen eine Straftat begangen, so muss es in einem Haftungsverfahren nachweisen, dass es wirksame Maßnahmen zur Verhinderung der Straftat ergriffen hat. Außerdem muss es sicherstellen, dass Ermittlungen durchgeführt werden, wenn eine Straftat festgestellt wird, und dass die damit verbundenen Unregelmäßigkeiten oder Verstöße korrigiert werden. Das Fehlen geeigneter Mechanismen und entsprechender Verfahren wird die Unternehmen daran hindern, sich wirksam gegen hohe finanzielle Sanktionen und andere strafrechtliche Maßnahmen zu verteidigen.
# Wie man sich anpasst
Każdy z podmiotów objętych Ustawą ma obowiązek dostosowania się do niej. Nie robiąc tego ryzykuje katastrofalne skutki które zasygnalizowano powyżej.
Każda firma objęta regulacją powinna przeprowadzić audyt compliance polegający na identyfikacji ryzyk, oraz zaprojektowaniu, wdrożeniu i przyjęciu niezbędnych procedur, oraz przeszkoleniu pracowników. W szczególności konieczne jest:
- powołanie compliance officer’a – osobę która będzie ponosić odpowiedzialność za dostosowanie firmy do wymogów Ustawy;
- Identifizierung von Risikobereichen;
- Organisation der Unternehmensstruktur und klare Festlegung der Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens für die einzelnen Bereiche/Abteilungen/Einheiten;
- Einführung eines Verfahrens für das so genannte "Whistleblowing", d. h. die Einrichtung eines Systems, das es jedem Mitarbeiter ermöglicht, Missbrauch anonym zu melden und die betreffende Person zu schützen;
- Verabschiedung interner Vorschriften je nach den festgestellten Risiken (z. B. Anti-Korruptionskodex, Verzeichnis der persönlichen Vorteile und Geschenke, Geschenkvorschriften, Verfahren zur Überprüfung von Auftragnehmern);
- die tatsächliche Umsetzung der oben genannten Änderungen und deren Anwendung;
- Risikoüberwachung und regelmäßige Risikoprüfungen;
# Wsparcie prawne
Kancelaria zachęca do zapoznania się z oferta wsparcia przedsiębiorców w dostosowaniu do wymogów nowej Ustawy. Zwracamy uwagę na to, że dostosowanie się do Ustawy jest procesem wymagającym w zależności od wielkości firmy od 2 do nawet 6 miesięcy. Nie warto zatem czekać na ostatnią chwilę. Celem otrzymania darmowej wyceny dostosowania przedsiębiorcy do nowej Ustawy i zabezpieczenia interesów menedżerów i wspólników – zachęcamy do kontaktu – prosimy o wysłanie maila na adres b.nadra[at]jaskowiak-nadra.pl.