Am 13.07.2018 wurde ein brandneues Gesetz vom 1.03.2018 zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (im Folgenden: "Recht"). Ziel der neuen Gesetzgebung ist es, das nationale Recht mit den EU-Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML) in Einklang zu bringen. Die Factoring-Branche war bereits durch das vorherige Gesetz abgedeckt, das neue Gesetz sieht jedoch völlig neue Verpflichtungen vor, auf die hingewiesen werden muss.
Anwendung des Gesetzes auf die Factoring-Branche. Das Gesetz behandelt inländische Banken gleich zu Beginn des Gesetzes als "verpflichtete Institute", nennt aber Factoring-Unternehmen nicht ausdrücklich als solche. Eine sorgfältige Analyse der Anwendung des Gesetzes führt zu dem Schluss, dass Factoring-Unternehmen als verpflichtete Institute behandelt werden. Dies ist darauf zurückzuführen, dass das Gesetz Finanzinstitute im Sinne des Bankenrechts erfasst, d. h. Finanzinstitute im Sinne von Artikel 4 Absatz 1 Nummer 26 der Verordnung (EU) Nr. 575/2013, und folglich Finanzinstitute, deren Geschäftsgrundlage die Ausübung mindestens einer der in den Nummern 2 bis 12 und 15 des Anhangs I der Richtlinie 2013/36/EU aufgeführten Tätigkeiten ist, insbesondere Nummer 2 dieses Anhangs, die das "Factoring mit oder ohne Rückgriff" betrifft.
Im Folgenden werden die wichtigsten rechtlichen Aspekte für die Factoring-Branche in groben Zügen dargestellt.
- Formular zur Identifizierung der Factoringgesellschaft (Artikel 77 des Gesetzes)
Um die Meldung einzuleiten und andere gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, reicht das Factoring-Unternehmen bei der GIF ein Formular zur Identifizierung des verpflichteten Instituts ein, das die in Artikel 77 des Gesetzes genannten Daten, einschließlich der Daten des Compliance-Beauftragten, enthält. Das Formular kann über die Website mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des Compliance-Beauftragten oder einem qualifizierten elektronischen Siegel des Factoringunternehmens gemäß der Verordnung des Finanzministers vom 4.10.2018 eingereicht werden, die in § 4 Absätze 3-4 auch die Möglichkeit einer Meldung in Papierform vorsieht.
- Individuelle Risikobewertung (Artikel 27 des Gesetzes)
Factoring-Gesellschaften bis 13.01.2019. eine Bewertung des Risikos der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung zu entwickeln, die sowohl auf die Factoring-Branche als auch auf ihr eigenes Geschäft zugeschnitten ist (unter anderem unter Berücksichtigung der Größe des Unternehmens, der Vertriebskanäle, der angebotenen Factoring-Arten, des Wertes der Finanzierung, der Art der Zusammenarbeit, der Methoden der Kundenakquise, der Herkunftsmärkte und -branchen der Kunden usw.). Die Bewertung sollte mindestens alle zwei Jahre aktualisiert werden (Artikel 27 des Gesetzes). Die Erstellung dieses Dokuments stellt für jedes Unternehmen eine große Herausforderung dar.
- Pflicht zur Benennung eines Compliance-Beauftragten (Artikel 6-9 des Gesetzes)
Das Gesetz verpflichtet Factoring-Unternehmen zur Benennung:
- eine Person in einer leitenden Position, die für die Erfüllung der im Gesetz festgelegten Pflichten verantwortlich ist;
- die Person, die für die Umsetzung der im Gesetz festgelegten Verpflichtungen verantwortlich ist;
- ein Mitarbeiter in leitender Position, der dafür verantwortlich ist, dass das Factoring-Unternehmen und seine Mitarbeiter und Partner das Gesetz einhalten.
Deshalb sollte eine so genannte "Europäische Union" gegründet werden. Compliance-Beauftragter und das für AML zuständige Vorstandsmitglied.
- Entwicklung und Umsetzung eines internen Verfahrens (Artikel 50 des Gesetzes)
Factoring-Unternehmen müssen ein internes Verfahren einführen, in dem ihre Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung festgelegt sind. Das interne Verfahren ist individuell, es sollte "maßgeschneidert" seinDie Grundsätze der finanziellen Sicherheit sollten unter anderem die Art, den Typ, den Umfang, die Regeln und die Produkte (z. B. die angebotenen Arten von Factoring) umfassen und unter anderem die Maßnahmen oder Aktivitäten zur Risikominderung, die Grundsätze der Risikoermittlung und -bewertung, die Grundsätze der Überprüfung und Aktualisierung, die Maßnahmen zur ordnungsgemäßen Handhabung der ermittelten Risiken, die Grundsätze der Anwendung von Maßnahmen der finanziellen Sicherheit, die Grundsätze der Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen, die Grundsätze der Erfüllung der Verpflichtungen gegenüber der GIF, die Grundsätze der Mitarbeiterschulung (Schulungsprogramme), die Grundsätze des so genannten Whistleblowing und die Grundsätze der internen Kontrolle festlegen.
- Verfahren der Gruppe (Artikel 51 des Gesetzes)
In einem Drittland niedergelassene Gruppenunternehmen (und ihre mehrheitlich im Besitz befindlichen Zweigniederlassungen/Tochtergesellschaften) müssen darüber hinaus ein Gruppenverfahren einführen, das Regeln für den Austausch und den Schutz von Informationen enthält, die zum Zweck der Erfüllung der Verpflichtungen im Bereich der Geldwäsche und der Terrorismusbekämpfung zwischen den verschiedenen Unternehmen der Gruppe bereitgestellt werden.
- Whistleblowing (Artikel 53 des Gesetzes)
Die Unternehmen sind verpflichtet, ein Verfahren und ein System für anonyme Hinweise einzurichten (AML/CFT).
- Laufende Identifizierung (Artikel 42(3) des Gesetzes) und Risikodokumentation
Das Gesetz verlangt eine eingehende Identifizierung und Analyse der Risiken von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Die Identifizierung und Analyse besteht darin, die Risiken im Zusammenhang mit den erbrachten Factoring-Dienstleistungen zu ermitteln, zu bewerten und angemessen zu dokumentieren. In der Praxis bedeutet dies nicht nur die Auferlegung zusätzlicher Kontroll- und Meldepflichten innerhalb der Factoring-Gesellschaft, sondern auch die Notwendigkeit einer umfassenden Bewertung der Faktoren, die aus Sicht des Kunden der Factoring-Gesellschaft und des Endbegünstigten relevant sind. Das Gesetz führt den Grundsatz ein, dass das Ausmaß der in einem bestimmten Fall anzuwendenden finanziellen Sicherheitsmaßnahmen vom Grad des festgestellten Risikos der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung abhängt.
- Einführung von Maßnahmen zur finanziellen Sicherheit
Factoring-Unternehmen sind nach dem Gesetz verpflichtet, finanzielle Sicherheitsmaßnahmen für ihre Kunden zu ergreifen. Der Umfang dieser Maßnahmen wird auf der Grundlage einer Bewertung des Risikos der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung festgelegt. Zu diesen Maßnahmen gehören: Identifizierung des Kunden und Überprüfung seiner Identität; Identifizierung des wirtschaftlichen Eigentümers; Einholung von Informationen über den Zweck und die beabsichtigte Art der Geschäftsbeziehung mit dem Kunden; laufende Überwachung der Geschäftsbeziehung mit dem Kunden und andere.
- Zentralregister der tatsächlichen Begünstigten (Artikel 55 des Gesetzes)
Das Gesetz führt ein Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer ein und verpflichtet die Unternehmen, die wirtschaftlichen Eigentümer elektronisch zu melden (elektronisch eingereichte Anträge sind kostenlos). Die Meldungen sollen über eine Website mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem ePUAP-Vertrauensprofil erfolgen. Die aktuelle Verordnung des Finanzministers vom 16.05.2018 wird voraussichtlich am 13.10.2019 in Kraft treten, und es ist wahrscheinlich, dass das Register bis dahin nicht voll funktionsfähig sein wird.
- Verpflichtungen zur Ausbildung (Artikel 52 des Gesetzes)
Das Factoring-Unternehmen muss sicherstellen, dass Mitarbeiter, die AML-Aufgaben wahrnehmen, an individuellen und aktuellen Schulungsprogrammen zur Umsetzung dieser Aufgaben teilnehmen.
- Berichterstattung (Artikel 72 des Gesetzes)
Natürlich sieht das Gesetz auch eine Reihe von Meldepflichten vor - die schwerwiegendsten (d.h. die Meldung von Transaktionen mit einem Wert von mehr als 15.000 EUR) sowie verdächtige Transaktionen und Meldungen von vermuteten Straftaten. Mit dem Gesetz werden elektronische Meldewege eingeführt.
- Arten von Sanktionen
Das Gesetz sieht eine Reihe von Sanktionen für die Verletzung der meisten Verpflichtungen aus dem Gesetz vor. Zu den im Gesetz aufgeführten Sanktionen gehören Geldstrafen - bis zu 5.000.000 € oder 10% des im letzten genehmigten Jahresabschluss für das Geschäftsjahr ausgewiesenen Umsatzes.
- Zusammenfassung
Das neue Gesetz ändert das AML-System vollständig und stellt die Branche vor eine enorme Herausforderung in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften. Aufgrund der enormen Sanktionen ist die Notwendigkeit für Factoring-Unternehmen, sich an das neue Gesetz anzupassen, absolut unbestreitbar. Es wird eine große Herausforderung sein, die Verfahren, Regeln und Arbeitsweisen so zu gestalten, dass die operativen Tätigkeiten nicht übermäßig verlangsamt werden. Zu beachten ist auch der Grundsatz der Individualisierung der Unterlagen und Verfahren, die "maßgeschneidert" sein müssen.
