Dnia 13.07.2018 roku weszła w życie zupełnie nowa ustawa z dnia 1.03.2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu (dalej: „Ustawa”). Celem nowych przepisów jest dostosowanie prawa krajowego do regulacji UE w zakresie AML (Anti-Money Laundering). Branża faktoringowa już wcześniej była objęta poprzednią ustawą, jednakże nowa Ustawa przewiduje zupełnie nowe obowiązki, które wymagają wypunktowania.
Zastosowanie ustawy do branży faktoringowej. Ustawa już na samym jej początku jako „instytucję zobowiązane” traktuje banki krajowe, nie wskazuje jednak wprost wśród podmiotów firm faktoringowych. Dokładna analiza zastosowania ustawy prowadzi do wniosku, iż firmy faktoringowe są traktowane jako instytucje zobowiązane. Wynika to z objęcia ustawą instytucji finansowych w rozumieniu prawa bankowego czyli instytucji finansowych, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia nr 575/2013, a w konsekwencji instytucji finansowych których podstawą działalności jest wykonywanie co najmniej jednego spośród rodzajów działalności wymienionych w pkt 2-12 i pkt 15 załącznika I do dyrektywy 2013/36/UE, a konkretnie pkt 2 tego załącznika obejmującego „faktoring z regresem lub bez”.
Poniżej w dużym skrócie zasygnalizowano najważniejsze aspekty prawne dla branży faktoringowej.
- Formularz identyfikujący firmę faktoringową (art. 77 Ustawy)
Celem rozpoczęcia raportowania i wykonywania innych obowiązków ustawowych, firma faktoringowa przekazuje do GIF formularz identyfikujący instytucję obowiązaną zawierający dane wskazane w art. 77 Ustawy, w tym dane compliance officer’a. Formularz można złożyć za pośrednictwem strony www z kwalifikowanym podpisem elektronicznym compliance officer’a albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną firmy faktoringowej zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4.10.2018 r., które w §4. Ust. 3-4 daje także możliwość dokonania zgłoszenia papierowego.
- Indywidualna ocena ryzyka (art. 27 Ustawy)
Firmy faktoringowe do dnia 13.01.2019 r. opracowują ocenę ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu – dostosowaną indywidualnie zarówno do branży faktoringowej jak i własnej indywidualnej działalności (z uwzględnieniem m.in. wielkości firmy, kanałów dystrybucji, rodzajów oferowanego faktoringu, wartości finansowania, charakteru współpracy, metod pozyskiwania klientów, rynków i branż pochodzenia klientów itp.). Ocena powinna być aktualizowana nie rzadziej niż raz na dwa lata (art. 27 Ustawy). Sporządzenie tego dokumentu jest dużym wyzwaniem dla każdej z firm.
- Obowiązek wyznaczenia compliance oficer`a (art. 6-9 Ustawy)
Ustawa nakłada na firmy faktoringowe obowiązek wyznaczenia:
- osoby pełniącej funkcję kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków określonych w Ustawie;
- osoby odpowiedzialnej za wdrażanie obowiązków określonych w Ustawie;
- pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności firmy faktoringowej oraz jej pracowników i współpracowników z Ustawą.
Powinien zatem zostać powołany tzw. Compliance Officer oraz wyznaczony członek zarządu odpowiedzialny za AML.
- Opracowanie i wprowadzenie wewnętrznej procedury (art. 50 Ustawy)
Firmy faktoringowe muszą wprowadzić wewnętrzną procedurę określającą zasady postępowania w zakresie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Wewnętrzna procedura ma charakter indywidualny, powinna być ‘szyta na miarę’, uwzględniać m.in. charakter, rodzaj, zakres, zasady, produkty (np. oferowane rodzaje faktoringu) i określać m.in. czynności lub działania podejmowane w celu ograniczenia ryzyka; zasady rozpoznawania i oceny ryzyka; zasady weryfikacji i aktualizacji; środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem; zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego; zasady przechowywania dokumentów oraz informacji; zasady wykonywania obowiązków wobec GIF; zasady szkoleń pracowników (programy szkoleniowe); zasady tzw. whistleblowingu; zasady kontroli wewnętrznej.
- Procedura grupowa (art. 51 Ustawy)
Firmy wchodzące w skład grupy (oraz ich oddziały / jednostki zależne z większościowym udziałem tych instytucji) mające siedzibę w państwie trzecim wprowadzają dodatkowo także grupową procedurę określającą zasady wymiany i ochrony informacji przekazywanych na potrzeby wykonywania obowiązków z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu pomiędzy poszczególnymi podmiotami wchodzącymi w skład grupy.
- Whistleblowing (art. 53 Ustawy)
Firmy mają obowiązek wprowadzenia procedury i systemu anonimowego zgłaszania nieprawidłowości i nadużyć (ang. whistleblowing) w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
- Bieżąca identyfikacja (art. 42 ust. 3 Ustawy) i dokumentacja ryzyka
Ustawa przewiduje wymóg pogłębionej identyfikacji i analizy ryzyka prania brudnych pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Identyfikacja i analiza polegają na rozpoznaniu, ocenie i odpowiednim udokumentowaniu ryzyka w kontekście prowadzonych usług faktoringowych. W praktyce sprowadza się to nie tylko do nałożenia dodatkowych obowiązków kontrolnych i sprawozdawczych wewnątrz firmy faktoringowej, ale również konieczności przeprowadzania kompleksowej oceny czynników istotnych z perspektywy klienta firmy faktoringowej jak i beneficjenta rzeczywistego. Ustawa wprowadza zasadę, że zakres środków bezpieczeństwa finansowego zastosowanych w danym przypadku zależy od stopnia rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
- Wprowadzenie środków bezpieczeństwa finansowego
Firmy faktoringowe zgodnie z Ustawą zobowiązane są do stosowania wobec swoich klientów środków bezpieczeństwa finansowego. Zakres ich stosowania jest określany na podstawie oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Środkami takimi są m.in.: identyfikacja klienta i weryfikacja jego tożsamości; identyfikacja beneficjenta rzeczywistego; uzyskiwanie informacji dotyczących celu i zamierzonego przez klienta charakteru stosunków gospodarczych; bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych z klientem i inne.
- Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (art. 55 Ustawy)
Ustawa wprowadza Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych oraz przewiduje obowiązki dla spółek w zakresie elektronicznego zgłaszania beneficjentów rzeczywistych (wnioski składane elektronicznie mają być wolne od opłat). Zgłoszenia mają odbywać się za pośrednictwem strony www z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP. Obecne Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16.05.2018 r. ma wejść w życie dnia 13.10.2019 r. i prawdopodobnie do tego czasu Rejestr nie zacznie w pełni działać.
- Obowiązki szkoleniowe (art. 52 Ustawy)
Firma faktoringowa ma obowiązek zapewnić udziału pracowników wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy w indywidualnych i aktualnych programach szkoleniowych dotyczących realizacji tych obowiązków.
- Raportowanie (art. 72 Ustawy)
Oczywiście Ustawa przewiduje także szereg obowiązków notyfikacyjnych – tych najbardziej uciążliwych (czyli raportowanie transakcji o wartości powyżej równowartości 15.000 EUR), oraz transakcji podejrzanych i zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. Ustawa wprowadza elektroniczne kanały zawiadamiania.
- Rodzaje sankcji
Ustawa przewiduje szereg kar za naruszenie większości obowiązków wynikających z Ustawy. Sankcje, które wymienia ustawa to, m.in. kary pieniężne – do kwoty 5.000.000 Euro lub 10% obrotu wykazanego w ostatnim zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy.
- Podsumowanie
Nowa Ustawa całkowicie zmienia system AML i stanowi ogromne wyzwanie pod kątem compliance dla branży. Z racji ogromnych sankcji, konieczność dostosowania się przez firmy faktoringowe do nowej Ustawy jest absolutnie bezdyskusyjna. Ogromnym wyzwaniem będzie takie ukształtowanie procedur, zasad i metod działania aby nie spowolnić nadmiernie działalności operacyjnej. Należy także zwrócić uwagę na zasadę indywidualizacji dokumentacji i procedur, które powinny być ‘szyte na miarę’.
