Dnia 13 lipca 2018 roku weszła w życie zupełnie nowa ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Przedsiębiorcy, zajęci w tym czasie dostosowaniem do RODO, mogli nie zauważyć zmian i obowiązków, jakie nakłada na nich nowa ustawa. Celem nowych przepisów jest dostosowanie prawa krajowego do regulacji UE, ale jak to czasem bywa, polski ustawodawca poszedł o krok dalej. A mianowicie, ustawa rozszerza swoje zastosowanie na zupełnie nową grupę podmiotów tj. przedsiębiorców świadczących usługi polegające na: zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.
Takie ujęcie przez ustawodawcę podmiotów obowiązanych budzi wątpliwości od samego początku. Swoim zakresem może bowiem obejmować REIT-y i inne zwykłe firmy wynajmujące lokale biurowe/komercyjne oraz sale konferencyjne. Wątpliwości próbowało rozwiać Ministerstwo Finansów w stanowisku z dnia 3.10.2018 r., w którym wskazało, iż przez usługi objęte ustawą należy rozumieć „prowadzenie m.in. działalności usługowej związanej z administracyjną obsługą biur tzw. wirtualnych biur, czy doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania”. Zwłaszcza ten ostatni fragment – zamiast rozstrzygać wątpliwości, wręcz je pogłębia.
Z powyższego wynika, że zakres ustawy obejmuje przedsiębiorców, którzy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wynajmują wirtualne biura, czyli świadczą usługi outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorstwa w danym miejscu (obejmuje to oprócz zapewnienia adresu także zapewnienie numerów telefonicznych, obsługę korespondencji zarówno w wersji papierowej jak i telefonicznej i mailowej, wynajem pomieszczeń na spotkania, usługi wspierające daną działalność oraz wiele innych).
Nie jest pewne, czy podmioty zajmujące się najmem w sposób tradycyjny m.in. przedsiębiorcy, którzy wynajmują jedynie określone pomieszczenia na spotkania biznesowe (np. sale konferencyjne), właściciele biurowców czy firmy, dla których najem jest tylko ubocznym przedmiotem działalności są objęci zakresem ustawy. Z uwagi na nieprecyzyjność przepisów, a w szczególności ze względu na brak jednoznacznych wyłączeń dotyczących podmiotów wynajmujących, nie ma pewności, że organ przeprowadzający kontrolę lub Generalny Inspektor Informacji Finansowej zajmą tożsame stanowisko. Na korzyść przedsiębiorców w przypadku wątpliwości interpretacyjnych może działać zawarta w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców – zasada rozstrzygania wątpliwości na korzyść przedsiębiorcy – w myśl, której: „Jeżeli przedmiotem postępowania jest nałożenie na przedsiębiorcę obowiązku bądź ograniczenie lub odebranie uprawnienia, a w tym zakresie pozostają niedające się usunąć wątpliwości co do stanu faktycznego, organ rozstrzyga je na korzyść przedsiębiorcy.”.
Mimo, że nie można wprost i stanowczo wskazać podmiotów obowiązanych, na podstawie stanowiska Ministerstwa Finansów, należy przychylić się do poglądu, że w głównej mierze podmiotem obowiązanym będą przedsiębiorcy świadczący usługi outsourcingu obsługi biurowej (wynajmu wirtualnych biur) oraz przedsiębiorcy wynajmujący biura/siedziby/adresy na dużą skalę – także w biurowcach i kamienicach.
Ustawa nakłada na podmioty zobowiązane szereg obowiązków – m.in. sporządzanie krajowej oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu oraz oceny ryzyka instytucji obowiązanych; wprowadzenie środków bezpieczeństwa finansowego wobec klientów najemców (w tym: identyfikacja klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz weryfikacja ich tożsamości; identyfikacja beneficjenta rzeczywistego; ocena stosunków gospodarczych i uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru; bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta); przechowywanie dokumentacji; wprowadzenie wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; wprowadzenie wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tzw. whistleblowing). Oceny ryzyka powinny być sporządzane nie później niż w ciągu 6 miesięcy od daty wejścia w życie ustawy (czyli do dnia 13.01.2019 r.), w formie papierowej lub elektronicznej. Więcej o nowych obowiązkach można przeczytać tutaj: https://jns.legal/przeciwdzialanie-praniu-pieniedzy-nowa-ustawa/. Za naruszenie przepisów ustawy grożą kary administracyjne – m.in. kary pieniężne – maksymalna wartość kary uregulowana w przepisach ustawy wynosi 5.000.000 Euro lub 10% obrotu wykazanego w ostatnim zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy.
Reasumując: w przypadku podmiotów świadczących jeden z następujących rodzajów działalności gospodarczej: najem wirtualnych biur / najem adresu / skanowanie korespondencji / najem sal konferencyjnych / najem lokali biurowych na dużą skalę – rekomendujemy dokładne zbadanie zastosowania ustawy i/lub podjęcie możliwych środków prawnych celem uzyskania stanowiska odnośnie zastosowania ustawy do takiego podmiotu.
