Ochrona sygnalistów ostatecznie została wprowadzona do polskiego systemu za sprawą ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Dla wielu biznesów oznacza to obowiązek wprowadzenia systemu ochrony osób dokonujących zgłoszeń – tzw. sygnalistów.
- Kogo obejmie procedura zgłoszeń wewnętrznych?
Firmy zatrudniające powyżej 50 osób świadczących pracę, niezależnie od podstawy współpracy. Do puli 50 osób zaliczamy zarówno pracowników na umowie o pracę, jak i osoby współpracujące na podstawie pozostałych umów cywilnoprawnych (umowa o współpracę/b2b/umowa zlecenia itd.).
Dla niektórych biznesów ten próg nie będzie jednak wyznacznikiem. Wybrane firmy będą musiały wprowadzić system whistleblowing, mimo że współpracują z mniej niż 50 osobami. Dotyczy to branży usług, produktów i rynków finansowych oraz objętych przepisami z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Chodzi jednak tylko o usługi wskazane w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Skomplikowany system odwołań do aktów prawa Unii Europejskiej nie jest tu pomocny, ale warto zawczasu zweryfikować, czy jako firma nie podpada się pod ten szczególny wyjątek.
- Główne obowiązki
Przedsiębiorcy muszą przygotować się m. in. na:
- wybór kanału do obsługi zgłoszeń (np. zewnętrznego dostawcę/platformę/aplikację/infolinię/fizyczną skrzynkę itd.);
- konsultacje (albo ze zakładowymi związkami zawodowymi albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz firmy, gdy nie ma związku);
- prowadzenie rejestru zgłoszeń;
- prowadzenie dodatkowej dokumentacji (np. upoważnienia określonych osób do prowadzenia postępowań wyjaśniających w zakresie zgłoszonych nieprawidłowości);
- dostosowanie przyjętych rozwiązań pod kątem ochrony danych osobowych i tożsamości sygnalisty.
- Kara – głównie finansowa
Firmy mają przede wszystkim dopilnować, aby procedura była wprowadzona, obowiązująca, zakomunikowana i zgodna z przepisami. Odnosi się to również to wszystkich tych czynności, które trzeba dopilnować przed uruchomieniem systemu, czyli np. obowiązkowych konsultacji w firmie, prowadzenia dokumentacji i protokołów w przypadku przyjęcia ustnego kanału zgłoszeń naruszeń. Sankcją jest kara finansowa sięgająca nawet 1.080.000 zł.
Podobną karą przewidziano za ujawnienie tożsamości sygnalisty. W tym przypadku karę tę rozszerzono o karę ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku, co ma odniesienie także do osób wyznaczonych do obsługi zgłoszeń i reagowania (podejmowania działań następczych).
- Termin
Na wprowadzenie systemu whistleblowing nie ma wiele czasu: 25.09.2024 r. to data graniczna. To już mniej niż 3 miesiące na analizę stosowanych praktyk w zakresie ochrony sygnalistów (szczególnie dotyczy to branże wdrażające w przeszłości system whistleblowing pod kątem AML), sprostanie pozostałym terminom (np. minimum 5-dniowm konsultacjom), przygotowanie dokumentacji wewnętrznej (komunikatów dla współpracowników, umów, upoważnień). Biorąc jednak pod uwagę 7-dniowe „vacatio legis” z art. 24 ust. 5 ustawy procedury muszą być gotowe i opublikowane w firmie już 18.09.2024 r.
Masz wątpliwości czy Twoja firma podlega pod nowe regulacje? Skontaktuj się z nami.
