Ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary wprowadza rewolucję w odpowiedzialności każdej firmy i jej menedżerów za naruszenia prawa popełnione przez pracowników, podwykonawców, czy członków organów podmiotu zbiorowego. Nie będzie bowiem konieczne uprzednie ustalenie i skazanie winnego pracownika. Obecnie to prokurator sam ustali czy popełniono przestępstwo w ramach struktury przedsiębiorcy, albo czy istnieje ryzyko jego popełnienia.
# Who does the Act apply to?
All entrepreneurs who are "collective entities", i.e. all commercial companies (Ltd., S.A. sp.j., sp.p., sp.k., SKA), JST, ST unions, associations and cooperatives. The size of the entity does not matter, although several obligations do not include micro-entrepreneurs, and moreover, a compliance officer does not have to be appointed by micro and small entrepreneurs. It is estimated that the new Law applies to about 550,000 entities in Poland.
# Za co może odpowiadać firma? M.in. za:
- for failing to create and implement a compliance system, i.e., solutions to counteract significant risks leading to the commission of a criminal act;
- niewyznaczenie Compliance Officer’a;
- for a criminal act committed by members of bodies, employees, hired, subcontracted, or even undetermined persons (anonymous guilt) in connection with the company's business, consisting of an intentional act or omission, as well as such a criminal act that occurred by failing to exercise the care required under the circumstances;
- nieprzeprowadzenie szkolenia z ww. zasad;
# Na co szczególnie zwraca się uwagę w trakcie kontroli podmiotu zbiorowego?
Na takie drażliwe kwestie jak:
- accepting and giving gifts, gifts, benefits to its contractors and associates, and the rules (regulations) in force in this regard, as well as the register of benefits;
- Providing discounts to customers, and the discount policy, its rules and regulations;
- Participation in public procurement and tenders;
- the organization of the company's compliance system, including adopted and implemented policies, employee training, knowledge within the company;
- the anti-corruption code adopted and applied by the company, and the provisions used by the company in its contracts with contractors;
- trips organized for contractors, clients and colleagues;
- Preventing the creation of so-called bribery funds.
# Sanctions for violations of the Law
- fines of up to PLN 30 million, and in strictly defined cases up to PLN 60 million;
- The possibility of dissolution (liquidation) of the collective entity;
- the possibility of restricting the company's operations already during the audit through a series of preventive measures, including, among others, a ban on bidding for public contracts, a ban on promotion and advertising, a ban on carrying out certain activities, and the introduction of a receivership for the duration of the investigation;
Jest jasnym, że Ustawa wprowadza sankcje jakie nie były do tej pory znane polskiemu prawu. Organ może zniszczyć finansowo zarówno samą firmę, jak i jej właścicieli i menedżerów, a także ją przejąć lub zlikwidować.
Postępowanie prowadzi m.in. prokurator i CBA. Każdy z przedsiębiorców musi odpowiedzieć sobie sam na pytanie, czy w przypadku złej woli organów wykonawczych, nowe przepisy mogą posłużyć do realizowania własnych celów politycznych, czy też nastawionych na walkę z konkurencją.
# Changing the burden of proof
If a criminal act is committed at a company, then in liability proceedings such a company will have to prove that it has implemented effective measures to prevent the commission of crimes. Moreover, it is obliged to ensure that investigations are carried out when a criminal act is found to have occurred, and that related irregularities or violations are rectified. The lack of adequate mechanisms and related procedures will prevent companies from effectively defending themselves against heavy financial sanctions and other measures of a criminal nature.
# How to adapt
Każdy z podmiotów objętych Ustawą ma obowiązek dostosowania się do niej. Nie robiąc tego ryzykuje katastrofalne skutki które zasygnalizowano powyżej.
Każda firma objęta regulacją powinna przeprowadzić audyt compliance polegający na identyfikacji ryzyk, oraz zaprojektowaniu, wdrożeniu i przyjęciu niezbędnych procedur, oraz przeszkoleniu pracowników. W szczególności konieczne jest:
- powołanie compliance officer’a – osobę która będzie ponosić odpowiedzialność za dostosowanie firmy do wymogów Ustawy;
- Identifying areas of risk;
- To organize the company's structure and clearly establish the principles of responsibility in the company for individual cells/departments/units;
- Adopting a procedure for so-called whistleblowing, i.e., creating a system that allows any employee to report abuse anonymously, and providing such a person with protection;
- Adopt internal regulations, depending on the identified risks (e.g., anti-corruption code, register of personal benefits and gifts, gift regulations, procedure for verification of contractors);
- The actual implementation of the aforementioned changes and their application;
- Risk monitoring and periodic risk audits;
# Wsparcie prawne
Kancelaria zachęca do zapoznania się z oferta wsparcia przedsiębiorców w dostosowaniu do wymogów nowej Ustawy. Zwracamy uwagę na to, że dostosowanie się do Ustawy jest procesem wymagającym w zależności od wielkości firmy od 2 do nawet 6 miesięcy. Nie warto zatem czekać na ostatnią chwilę. Celem otrzymania darmowej wyceny dostosowania przedsiębiorcy do nowej Ustawy i zabezpieczenia interesów menedżerów i wspólników – zachęcamy do kontaktu – prosimy o wysłanie maila na adres b.nadra[at]jaskowiak-nadra.pl.